Обязанности и достижения:
Работа в режиме повышенной многозадачности, 5 юр. лиц и 2 аффилированные компании, взаимодействие со всеми отделами; Широкий спектр целей, постоянное планирование и перераспределение приоритетов:
◽ Взаимодействие с PR-отделом - функциональное тестирование, UI и usability сайта, внутрикорпоративных ресурсов; соответствие и обновление контента;
◽ Выполнение переводов, вычитка, редактирование и оформление текстов - договора, техническая документация, наполнение сайта, письменные переговоры;
◽ Первичное тестирование и наладка офисной техники, организация обслуживания;
◽ Biolock - тестирование и совместная отладка биометрического замка с компанией-подрядчиком, устранение критических дефектов, выправление базы данных сотрудников;
◽ Составление картотек, баз данных, аналитических справок;
◽ Ведение документооборота, корреспонденции по нескольким организациям; Деловая переписка, корп. почта и распределение звонков;
◽ Взаимодействие с поставщиками, ведение переговоров, заключение договоров, внесение правок и согласование с юристом;
◽ Аналитика затрат, составление смет, оптимизация расходов; Проверка/оплата счетов, первичная документация, отчетность;
◽ Организация и сопровождение деловых встреч, переговоров;
◽ Обучение и консультирование персонала; Тесное взаимодействие с отделом процессинга/продаж, бухгалтерией, техническим блоком. Удаленное ассистирование сотрудникам московского подразделения;
◽ Обеспечение сотрудников всем необходимым (корп. связь, пропуска, офисные принадлежности, буфет, техника и т. п.);
◽ Event-management, праздничное оформление офиса, подарки, мероприятия по предупреждению конфликтов в коллективе;
◽ Travel-поддержка сотрудников компании (билеты, гостиницы, такси, визы);
◽ Организация посещения гостями завода (согласование, пропуска, транспорт); Грузо- и пассажироперевозки на выставки/производство;
◽ Выполнение личных поручений руководства.
▹ Протестировала основной функционал, содержание, UI и Usability корпоративного сайта, представила ряд рекомендаций и правок;
▹ Провела тестирование и наладку неисправного Biolock-замка совместно с компанией-подрядчиком, проводила техническое обслуживание устройства, заново создала БД по учету сотрудников и рабочего времени; Благодаря чему удалось устранить 2 критических дефекта и запустить работу замка после длительного простоя.
▹ Организовала и оптимизировала документооборот и взаимодействие отделов, снизила количество утерянной документации, создала картотеку хранения (Время поиска информации по движению документов сократилось с 15+минут до одной минуты);
▹ Успешно сопроводила переговоры со шведскими партнерами, в результате чего было открыто новое направление деятельности компании (линейка проф. каяков);
▹ Проанализировала условия текущих и потенциальных поставщиков товаров и услуг для офиса, провела переговоры и добилась снижения стоимости поставок в среднем на 20% и улучшения условий поставок;
▹ Повысила благосостояние офиса (расширение ассортимента "плюшек" для сотрудников, включая пиццу, постоянные поставки фруктов, заварных чаев и сладостей; доп. мебилировка офиса, озеленение, тематическое оформление офиса на праздники и т. п.) и способствовала созданию дружелюбной и продуктивной атмосферы в коллективе, развитию soft skills сотрудников (дни рождения, мероприятия, вечерние настольные игры, обучение и введение новых сотрудников в коллектив);
▹Расширила ассортимент офисной техники: выявление потребности/заказ/установка/настройка/организация обслуживания;
▹Реструктуризировала услуги корпоративной связи на основе проведенной аналитики, вывела действующий договор на федеральный уровень, что позволило снизить издержки компании на связь ежемесячно на 35%. Также, создала и внедрила ряд кадровых и бухгалтерских документов, регламентирующих соответствие лимитов и тарифов должностям (Что способствовало снижению временных затрат при кадровых перестановках/оформлении новых сотрудников в штат).
▹ Расширила территорию офиса за счет арендных площадей, организовала ремонт и мебилировку новых помещений, переезд сотрудников.
▹Несколько раз получала "сотрудника месяца", что случилось впервые для данной должности.