Обязанности и достижения:
1. Организация закупок необходимых материалов для жизнедеятельности офиса, организация складских закупок, оснащение филиалов (численность компании около 1 000 человек).
2. Анализ административно-хозяйственных расходов, их оптимизация, создание бюджета.
Формирование и контроль исполнения бюджета расходов по офису (текущие затраты, планирование расходов по периодам, предоставление отчетов по бюджету). Защита бюджета.
3. Инвентаризация, учет и контроль над расходованием и использованием материально-технических ценностей, фиксация закупленного оборудования, первичная бухгалтерия.
3. Организация и контроль взаимодействия с подразделениями основного бизнеса для решения оперативных задач: комфорт условий труда и адаптации новых сотрудников, рабочее место, спорные вопросы, техническое оснащение и т. д.
4. Организация и контроль взаимодействия с администрацией здания по всем вопросам: составление заявок на мелкий ремонт, контроль уборки офиса, поддержание необходимых санитарно-производственных норм, решение вопросов ремонта, устранение чрезвычайных ситуаций, контроль уборки территории офисных помещений.
5. Организация взаимодействия с клининговой компанией в части уборки внешних новых офисов, организация и контроль заключения (пролонгации) договоров на уборку помещений, страхование имущественных ценностей компании.
6. Помощь и координация работы секретарского состава в оптимизации документооборота, постановке делопроизводства, проверка регистрации текущего документооборота, участие в тренингах секретарского состава.
7. Полная детализация мобильной связи, выдача сим-карт, контроль платежей по договорам МТС, подключение услуг, детализация мобильных номеров по 8 л/с (порядка 700 номеров), подготовка всех необходимых документов, ведение 4-х филиалов по мобильной связи, взаимодействие с менеджером МТС, работа в 1С, помощь в создании регламента по использованию мобильной связи.
8. Оптимизация, координация и контроль работы технического (уборщицы), курьерского, секретарского отделов офиса.
9. Оформление офиса к всевозможным праздникам и мероприятиям.
10. Организация трансфера, бронирование гостиниц, заказ билетов.
11. Организация встреч, семинаров, помощь в проведении тренингов, и т. д.
12. Контроль арендуемых квартир (обустройство) и расходов по ним.
13. Участие в организации корпоративных мероприятий, помощь отделу маркетинга, HR по поиску, закупкам сувениров, подготовка помещений к празднованию и т. д.
14. Организация переездов в крупном масштабе, перепланировки.
15. Организация фуршетов.
16. Организация ремонта оргтехники, мебели, малоценного оборудования.
17. Организация ремонта, работа с дизайнерами по обустройству Вип-блока и Вип-офиса.
18. Опыт закупки медицинского оборудования+автомобиля для амбулатории (благотворительность от компании)