Обязанности и достижения:
1. Документационное обеспечение управления:
- приём документов и личных заявлений на подпись Директора Компании;
- работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
- работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
- организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
- работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Директора и его заместителей; отправление срочных писем;
- оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
- по поручению Директора выполнение копировально-множительных работ;
- по поручению Директора подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
- по поручению Директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
- формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
- Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
- Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Организация встречи посетителей и гостей Компании.
- заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
2. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
- Заказ воды по мере необходимости.
- Заказ канцелярии ежеквартально.
- Осуществление подписки на периодические издания.
- Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы