Обязанности и достижения:
Осуществляла полную административную поддержку работы офиса и руководителя
- организовывала проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяла санитарные условия работы в помещениях офиса, осуществляла контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности в офисе
- обеспечивала офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса
- обеспечивала чистоту и порядок в офисе организации
- осуществляла работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации
- входящие/исходящие звонки
- принимала поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавала ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов
- принимала документы и личные заявления на подпись руководителю организации
- осуществляла поиск, систематизацию и подготовку документов и материалов по запросу руководителя
- обеспечивала рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями
- следила за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями документов, поступивших на исполнение, проверяла правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивала качественное их редактирование
- организовывала проведение телефонных переговоров руководителя, записывала в его отсутствие полученную информацию и доводила до его сведения ее содержание
- по поручению руководителя составляла письма, запросы и другие документы
- выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация)
- вела регистрацию и учет входящей и исходящей документации
- осуществляла получение и рассылку электронной почты.
Контролировала доставку почты для организаций с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи
- вела прием посетителей и гостей
- оформляла пропуска для посетителей
- консультировала посетителей по вопросам, оказываемых услуг
- осуществляла взаимодействие с курьерами и службами доставки
- контролировала завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.
- выполняла отдельные служебные поручения руководителя