Обязанности и достижения:
Помимо обязанностей ПОМОЩНИКА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА:
- общение и переписка с иностранными партнерами (обмен документами, обсуждение и организация поездок партнеров в РФ)
- организация командировок ГД и сотрудников в Европу, США, а также по РФ (бронирование авиа и жд билетов, организация трансферов, сбор и оформление документов для получения визы сотрудникам, оформление визовой поддержки для иностранных партнеров, бронирование гостиниц)
- организация участия компании в выставках ПИР и ПРОДЭКСПО: подготовка материалов для участия компании в выставках (заполнение форм, рекламные блоки для интернет-сайтов и путеводителей, оформление писем на ввоз-вывоз оборудования, получение бейджей/пригласительных). Связь с застройщиками и планировка стенда, контроль своевременной оплаты выставочной площади и стенда. Подготовка материалов для оформления стенда (прайсы, декор, товар для витрины, канцтовары, хозтовары), заказ дополнительного морозильного / холодильного оборудования. В период застройки и начала работы выставки: помощь в оформлении стенда, связь с застройщиками и организаторами. Работа на выставке – знание товара, краткая презентация компании;
- Текущие поручения ГД
исполняла также
обязанности СЕКРЕТАРЯ:
- обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка и контроль запасов канцтоваров и хозтоваров и пр., обеспечение работоспособности техники, каналов связи (интернет, телефония), связь с диспетчерской и вызов мастеров и прочими службами);
- прием и распределение звонков, электронной почты,
- подготовка и отправка почты, организация экспресс-доставки отправлений.
- встреча гостей в офисе, чай-кофе гостям;
- подготовка документов на подпись ГД, подбор и проверка сопутствующей документации;
- подготовка презентаций, запрос необходимой информации у поставщиков: технические файлы, картинки продукции, каталоги, листовки, презентации и т. п.– своевременный перевод присланной информации, печать прайс-листов;
обязанности АРХИВАРИУСА:
- ведение и контроль нескольких баз договоров с клиентами (заполнение, ведение реестра, контроль за сроками и возвращением договоров от клиентов).
- ведение и контроль базы договоров с поставщиками;
- регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ведение реестра
обязанности ОТДЕЛА КАДРОВ:
- размещение объявлений по подбору персонала, поиск резюме, проведение собеседований;
- своевременное обновление базы сотрудников (архив документов, база контактов: телефоны, почта, адреса);
- ведение табеля часов присутствия сотрудников в офисе;
- информационные и новостные рассылки всем сотрудникам;
- организация корпоративных мероприятий.