Обязанности и достижения:
В 2014 году была принята на должность офис-менеджера (параллельно выполняла функции ассистента руководителя). С ноября 2017 года стала полноценным ассистентом руководителя.
Полная административная поддержка собственника бизнеса:
• Планирование рабочего дня, ведение графика встреч в календаре iCloud и Google;
• Travel support (без личного сопровождения);
• Координация работы водителя;
• Выполнение денежных операций (переводы, внесение/снятие наличных, оплата коммунальных услуг, парковки, тренировок и т.д.);
• Контроль исполнения поручений Руководителя;
• Организация мероприятий совместно с отделом HR;
• Выбор и покупка подарков сотрудникам, руководителям и партнерам;
• Подготовка и предоставление запрашиваемой информации в формате Excel и PowerPoint.
• Выполнение личных поручений руководителя и членов его семьи;
• Работа с конфиденциальной информацией;
• Информационная поддержка руководителя 24/7;
• Выполнение нестандартных заданий повышенной сложности.
Секретариат:
• Прием и распределение телефонных звонков;
• Встреча посетителей, заказ пропусков;
• Чай/кофе для гостей;
• Работа с оргтехникой;
• Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций;
• Соблюдение чистоты и порядка в офисе: контроль за работой уборщицы, поддержание порядка в шкафах, подготовка переговорной комнаты к совещанию;
• Документооборот: подготовка, отправка и получение документов на почте России и курьерской службой; контроль работы курьерской службы. Запрос и получение справок из банков, ИФНС, ПФР, ФСС;
• Решение текущих вопросов с управляющей компанией бизнес-центра;
• Заказ канцелярии, воды и заправки картриджей;
• Заказ расходных материалов на склад;
• Выполнение поручений управляющего состава компании;
• Ведение календаря дней рождений сотрудников;
• Поиск персонала: подборка резюме и приглашение кандидатов на собеседования.
Маркетинг:
• Поиск дизайнеров, фотографов, маркетологов и веб-разработчиков (freelance). Составление заданий для них и контроль сроков выполнения;
• Работа с типографиями: просчет стоимости и заказ полиграфической и сувенирной продукции;
• Выполнение небольших макетов в Photoshop самостоятельно (открытки, бланки, визитки, редактирование фото);
• Наполнение контентом интернет-магазина на платформе OpenCart и информационного сайта на платформе WordPress, актуализация цен, прием и распределение заказов по менеджерам;
• Подготовка и участие а выставке MosBuild.
Логистика:
• Поиск транспортных компаний, составление базы;
• Запись на загрузку/разгрузку машин;
• Координация водителей, контроль своевременной доставки груза.