Обязанности и достижения:
Ведение документооборота: согласование документов и отправление документов контрагентам, сбор документов с партнеров, контроль партнеров в подписании приложений на рекламу в издания и на сайт, контроль и подготовка пакета документов для оплаты счетов, оформление гарантийных и служебных писем, а также подготовка распоряжений и смет на мероприятия.
Ведение внутренней бухгалтерии: ежемесячное начисление гонораров, ведение ежемесячных кэшевых сделок, оформление пакета документов авансовых отчетов и cash request, сдача счетов в оплату.
Офис-менеджмент: заказ такси, цветов, канцелярии, техники, бронирование переговорных, оплата парковки.
Административные функции: заказ машин на мероприятии, грузчиков, бронирование водителей, встреча гостей (сопровождение, чай/кофе и подготовка нужных документов).
Заведение всех заявок на размещение в журналах и на сайт группы Cosmopolitan, контроль сдачи макетов в журнал перед отправкой изданий в печать.
Помощь менеджерам в проектах: помощь в организации мероприятий и помощь менеджерам на самих мероприятиях (включая монтаж и демонтаж площадок), координация типографии и заказ баннеров, ролл-апов, реквизита и полиграфии у типографии.