Обязанности и достижения:
Ведение документации:
* работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т. д.;
* при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
* работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.
Тайм-менеджмент:
* составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
* фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
* оптимальная организация рабочего дня руководителя;
* планирование собственного рабочего времени.
Организация рабочих мероприятий:
* подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
* ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
* организация командировок.
Работа заместителем (функции второго лица):
* владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
* способность управлять: организовывать сотрудников (в т. ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
* курировать отдельные бизнес-проекты;
* самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
* быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
* выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
* действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.
Управление секретариатом:
* постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
* оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
* жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.
Поддержание деловых контактов:
* уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
* быть в курсе всех событий в компании;
* ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
* решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
* поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.
Travel-сопровождение:
* организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
* организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
* личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
* организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
* контроль подрядчиков и служб в других странах;
* тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.
Ведение строительного и медицинского проекта
Организация международного ежегодного медицинского форума