Обязанности и достижения:
Организация работы секретариата/ресепшн: встреча гостей; информирование гостей о правилах безопасности в офисе; работа с мини-АТС (прием и распределение входящих звонков); прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; оформление отправки корреспонденции курьерскими службами и почтой России; выполнение работ по подготовке собраний и совещаний; проверка и бронирование переговорных; заказ пропусков; заказ такси; работа с оргтехникой, электронной почтой и Интернетом; подписка периодических изданий; оформление счетов поставщиков и передача их на оплату; работа с договорами, с первичной бухгалтерией и со сводными таблицами; организация командировок руководителей и сотрудников: покупка авиа и железнодорожных билетов, бронирование отелей, заказ такси; подготовка и организация процесса получения приглашений, для въезда иностранных граждан на территорию РФ. Оформление виз; взаимодействие с Консульствами в РФ; ведение табеля учета рабочего времени персонала «Staff Schedule»; ведение табеля учета командировок для отдела кадров Бритиш Петролеум; оформление доверенностей сотрудникам (доверенности: на право управления автомобилем компании, на техническое обслуживание, на получение товарно-материальных ценностей); обучение секретарей; описание функционала работы секретариата; подготовка квартальных отчетов по статистике работы секретариата.
Административная поддержка Генерального директора:
подготовка документов на подпись; обеспечение своевременного рассмотрения и подписания документов, передаваемых Генеральному директору; подготовка еженедельного табеля командировок «Travel Schedule» для Генерального директора; передача подготовленных авансовых отчетов и служебных заданий в бухгалтерию; заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ трансфера; поддержка в получении виз и приглашений.
Административно-хозяйственная деятельность:
покупка канцтоваров, продуктов и расходных материалов; контроль за порядком в офисе; взаимодействие с офис-менеджером, арендодателем, уборщицами и службой безопасности.