Обязанности и достижения:
- подготовка офиса перед работой. Проверка компьютерной техники, телефонов и офисного оборудования. Вызов мастера при необходимости ремонта.
- онтроль таких санитарных норм, как освещение, вентиляция и температура в помещении.
- подготовка документов, отчетов и материалов, необходимых для начала работы и решения текущих задач.
- контроль работы секретарей, курьеров и водителей. Распределение обязанностей, постановка задач, определение степени ответственности и анализ эффективности их работ.
- разработка сметы и контроль расходов, необходимых на офисные нужды. Обеспечение работников канцелярскими товарами, расходными материалами и бейджами.
- подсчет количества отработанных часов сотрудниками офиса и передача информации в бухгалтерию для начисления зарплаты.
- контроль за соблюдением трудовой дисциплины. Ведение учета нарушений распорядка дня и дресс-кода.
- организация встреч, регистрации и обслуживания посетителей.
- обеспечение переговоров, совещаний, презентаций и других мероприятий необходимыми материалами и документами, ведение протокола. -Контроль работы по ведению документооборота офиса.
- ведение деловой переписки с клиентами и партнерами, рассылка необходимых материалов.
- помощь работникам в разрешении возникающих проблем и конфликтов.
- координация завершения работы офиса, контроль за выключением техники, освещения, кондиционеров.