Обязанности и достижения:
- Полная административная и организационная поддержка руководителей и членов их семей
- Ведение графика руководителя, координация деятельности, решение административных и организационных вопросов.
- Ведение, контроль и оплата счетов (коммунальные платежи, налоги, штрафы и прочее)
- Работа со штатом водителей; контроль исполнения поручений руководителя
- Ведение телефонной и информационной базы руководителя (контакты)
- Поиск и заказ товаров для руководителей и членов их семей
- Организация внешних и внутренних встреч и переговоров;
- Учет и распределение поступающей информации, своевременная передача документов и сообщений.
- Поиск и подготовка необходимых данных;
- Контроль получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма и т. д.);
- Ведение деловой переписки руководителей: подготовка, составление и редактирование деловых писем, как для внутренних пользователей, так и для внешних партнеров, в том числе и иностранных.
- Закупки, заказ канцтоваров, заказ визиток, техники для руководителей и в офис.
- Организация поездок и командировок Руководителей и членов их семей по всему миру: бронирование билетов, отелей, заказ трансферов, экскурсий, билетов на мероприятия, оформление виз.
- Оформление личных документов Руководителей и членов их семей (паспорта, разрешения на оружие)
- Контроль за состоянием домов Руководителей (ремонт бытовой техники, обработка участков, услуги ландшафтного дизайна/ухода за растениями, чистота дома, заказ всего необходимого в дом и на участок, организация мелких строительных работ (поиск мастеров, материалов, контроль за выполнением работ и сроками)
- Контроль за состоянием офиса (ремонт бытовой техники, поддержание порядка помещений, контроль состояния сантехники, организация ремонтных работ по необходимости)