Обязанности и достижения:
- Ведение и контроль за всей текущей административно-хозяйственной деятельностью офиса
- Управление техническим персоналом (секретарь, уборщица, курьер, водители) и проч.
- Оперативное решение возникающих административных вопросов (аренда офисных помещений, ДМС, закупки мебели, организация переезда офиса, компьютерной техники и пр.) и заключение договоров по принципу тендера.
- Ведение переговоров, подготовка и заключение контрактов и договоров.
- Проведение текущих ремонтных работ офисного помещения (в т.ч. не капитальные перепланировки помещений).
- Взаимодействие с гос. надзорными органами (трудовая инспекция, пож. служба, УФМС и проч.) для разрешения возникающих вопросов.
- Сотрудничество с инженерно-эксплуатационными организациями по вопросам содержания офисного помещения.
- Организация административно-распорядительной деятельности руководителя. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя, сбор и обработка информации.
- Прием и учет входящей корреспонденции. Ведение деловой переписки (на русском и английском языках). Ведение телефонных переговоров (на русск. и англ. яз.).
- Обеспечение стабильной хозяйственной деятельности и функционирования офиса (канцелярские товары, уборка, текущий ремонт помещений и офисной техники).
- Прием посетителей и делегаций. Поддержка сотрудников и бизнес-партнеров компании при командировках в России и за рубежом: организация визовой поддержки, размещение в гостиницах, трансферы.
Оформление:
- правоустанавливающих документов компании в гос. органах.
- оформление документов для работы на территории РФ иностранным сотрудникам.
- Выполнение функций инспектора кадровой службы: организация кадрового документооборота «с нуля», организация охраны труда в компании «с нуля». Ведение всей кадровой документации, контроль за соблюдением правил трудовой дисциплины, контроль правильного оформления отпусков и командировок сотрудников, ведение личных дел и трудовых книжек сотрудников.
- Организация корпоративных мероприятий и team-building.